Voorcontrole
De voorcontrole is een rapportage die de mogelijkheid biedt om te controleren wat toegevoegd, gewijzigd of verwijderd zal worden als gekozen wordt dit artikelbestand te importeren. Het is belangrijk deze voorcontrole altijd eerst uit te voeren voordat er overgegaan wordt op het daadwerkelijk importeren van het artikelbestand. Zo kan bijvoorbeeld voorkomen worden dat de artikelen in de database onbewust worden verarmd.
De voorcontrole kan gestart worden onder tabblad Assortiment, Artikelbeheer, Import, kies vervolgens voor de knop Bestand controleren.
Met de knop 'Bestand controleren' wordt het te controleren importbestand geselecteerd. Vervolgens zal er achter de schermen een complete export gemaakt worden van de artikelen uit EZ-catalog.
Het te controleren bestand zal vergeleken worden met deze complete export. De gevonden verschillen zullen gerapporteerd worden in Excel.
Door het uitvoeren van de voorcontrole verandert er niets aan de database. Ook voert de voorcontrole geen inhoudelijke datacontroles uit: foutcontroles verschijnen pas bij het importeren zelf.
Met behulp van dit voorbeeldbestand zal de werking van de voorcontrole in onderstaand verhaal toegelicht worden.
Let op: als na de voorcontrole blijkt dat het importbestand gecorrigeerd moet worden, breng deze aanpassingen dan altijd aan in het importbestand zelf en controleer daarna opnieuw het importbestand.
Gebruik geen onderdelen van de voorcontrole om aan te passen en in te lezen, want de voorcontrole geeft uitsluitend verschillen weer. Dit kan bij het importeren ongewenste gevolgen hebben, zoals het verlies van data.
De voorcontrole bestaat meestal, afhankelijk van de gevonden verschillen, uit vier tabbladen.
Het tabblad Statistics geeft op één pagina diverse totaalcijfers en een optelsom per kolom/kolomset. Met behulp van dit tabblad kan globaal geconcludeerd worden wat de gevolgen zullen zijn van het importeren van dit aritkelbestand.
In de tabbladen Added_Modified, End-of-life en Reduced wordt vervolgens ingezoomd op wat er toegevoegd, gewijzigd of verwijderd wordt per artikel.
Hieronder zullen de tabbladen ieder op een aparte pagina uitgelegd worden.